ความสำคัญของการเซ็นเอกสาร
การเซ็นเอกสารคือการแสดงเจตนาของบุคคลเพื่อรับรองหรือให้ความยินยอมในเนื้อหาของเอกสารนั้น ไม่ว่าจะเป็นสัญญา หนังสือมอบอำนาจ ใบสมัคร หรือหนังสือรับรองต่าง ๆ การเซ็นจึงถือเป็นหลักฐานสำคัญในการยืนยันว่าเจ้าของลายเซ็นนั้นตกลงกับข้อมูลในเอกสารอย่างแท้จริง
ในทางกฎหมาย การเซ็นชื่อ (หรือใช้ตราประทับ) จะทำให้เอกสารมีผลผูกพันตามกฎหมาย ดังนั้นหากมีการเซ็นชื่อโดยไม่มีความเข้าใจ หรือถูกบังคับเซ็น อาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายได้ในอนาคต
1. หลักการเซ็นเอกสารที่ถูกต้อง
เพื่อให้การเซ็นเอกสารมีผลทางกฎหมายและปลอดภัย ควรปฏิบัติดังนี้
1.1 อ่านเอกสารให้ครบถ้วน
- ตรวจสอบเนื้อหาในเอกสารว่าถูกต้องหรือไม่
- ตรวจสอบวันที่ ชื่อ-สกุล เลขบัตรประชาชน และข้อมูลอื่น ๆ ว่าตรงกับความเป็นจริง
1.2 เซ็นชื่อเต็ม กำกับไว้ใน (…..) ด้านล่างเสมอ
- ลายเซ็น ด้านล่างต้องมี (ชื่อ-นามสกุล) จริงเสมอ และสามารถระบุตัวบุคคลได้ เนื่องจากลายเซ็นอาจจะอ่านไม่ออก ทำให้ต้องมีชื่อกำกับเพื่อความชัดเจน
หลีกเลี่ยงการใช้เพียงอักษรย่อหรือเครื่องหมายที่ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเป็นของใคร
1.3 กรณีแนบสำเนาบัตรประชาชน
- ควรเขียนข้อความบนสำเนาว่า “ใช้สำหรับ …[วัตถุประสงค์]… เท่านั้น” เช่น “ใช้สำหรับทำประกันชีวิตกับบริษัท ABC เท่านั้น”
- ลงวัน/เดือน/ปี และเซ็นชื่อกำกับบนสำเนาทุกหน้า
- ถ่ายสำเนาบัตรเฉพาะด้านหน้า ไม่ต้องถ่ายด้านหลังบัตร
- ขีดเส้นคู่ขนาน 2 เส้น คร่อมบนตัวสำเนา (ห้ามขีดทับใบหน้า)
- เขียนสัญลักษณ์ #หรือ/หรือ* ปิดหัว-ท้าย ประโยคเสมอ
- เขียน “สำเนาถูกต้อง” พร้อมเซ็นชื่อรับรอง
1.4 กรณีมีหลายหน้า
- เซ็นกำกับทุกหน้าเพื่อป้องกันการแอบเปลี่ยนเอกสารภายหลัง
- หน้าแรกหรือหน้าสุดท้ายควรมีลายเซ็นเต็ม พร้อมเขียนชื่อกำกับให้ชัดเจน
1.5 หลีกเลี่ยงการเซ็นเอกสารลอย
- เอกสารลอย คือ เอกสารที่ยังไม่มีข้อความหรือมีเนื้อหายังไม่ครบ การเซ็นเอกสารลอยมีความเสี่ยงอย่างยิ่ง เพราะผู้อื่นสามารถกรอกข้อความเพิ่มเติมได้โดยไม่รับรู้
2. ปัญหาจากการเซ็นเอกสารกระดาษแบบดั้งเดิม
แม้การเซ็นชื่อบนกระดาษจะเป็นเรื่องที่คุ้นเคยและใช้กันมายาวนาน แต่ก็มีข้อจำกัดและความเสี่ยงหลายประการ ได้แก่
-
- การปลอมแปลงลายเซ็น ลายเซ็นสามารถถูกเลียนแบบได้ง่าย โดยเฉพาะหากมีการแชร์สำเนาเอกสาร
- การสูญหายของเอกสาร เอกสารกระดาษมีโอกาสสูญหาย ถูกทำลายจากไฟ น้ำ หรือความประมาท
- ความล่าช้าในการดำเนินงาน การส่งเอกสารด้วยไปรษณีย์ หรือการต้องเดินทางมาเซ็นเอกสารทำให้เกิดความล่าช้า และไม่เหมาะกับวิถีชีวิตยุคดิจิทัล
- การเก็บรักษายาก เอกสารจำนวนมากต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บและมีโอกาสถูกเปิดเผยโดยไม่ตั้งใจ
3. การใช้แอปเซ็นเอกสารออนไลน์ ทางเลือกใหม่ที่ปลอดภัยกว่า
แอปพลิเคชันสำหรับการเซ็นเอกสารออนไลน์ เช่น zDOX ได้รับการพัฒนาเพื่อให้การเซ็นเอกสารมีความปลอดภัย รวดเร็ว และตรวจสอบย้อนหลังได้
ข้อดีของการใช้แอปเซ็นเอกสาร
-
- ยืนยันตัวตนผู้เซ็นได้อย่างมั่นใจ หลายแอปผูกกับระบบยืนยันตัวตน เช่น การใช้ OTP, บัตรประชาชนอิเล็กทรอนิกส์
- ลดความเสี่ยงในการปลอมแปลง ลายเซ็นดิจิทัลมีการเข้ารหัส และสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้
- รวดเร็วและสะดวก ไม่ต้องพิมพ์หรือส่งเอกสารทางไปรษณีย์ สามารถดำเนินการได้ทุกที่ทุกเวลา
- ตรวจสอบย้อนหลังได้ มีประวัติการเซ็นชัดเจน พร้อมบันทึกวันเวลาและอุปกรณ์ที่ใช้
- ลดค่าใช้จ่ายและทรัพยากร ไม่ต้องพิมพ์หรือใช้กระดาษ ช่วยลดการใช้ทรัพยากรและรักษาสิ่งแวดล้อม
4. ข้อควรระวังในการใช้แอปเซ็นเอกสาร
-
- แม้เทคโนโลยีจะช่วยให้สะดวกและปลอดภัยมากขึ้น แต่ผู้ใช้งานควรระวังเรื่องต่อไปนี้
- ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของแอป อย่าโหลดแอปจากแหล่งที่ไม่น่าเชื่อถือ ควรใช้แอปที่พัฒนาโดยองค์กรที่ได้รับอนุญาตหรือเป็นที่รู้จัก
- รักษาข้อมูลส่วนตัว อย่าให้ผู้อื่นรู้รหัสผ่าน หรือ OTP ที่เกี่ยวข้องกับการยืนยันตัวตน
- ไม่เซ็นเอกสารโดยไม่อ่าน เช่นเดียวกับเอกสารกระดาษ ควรอ่านให้ครบถ้วนก่อนยืนยัน
อนาคตของการเซ็นเอกสาร
แม้การเปลี่ยนผ่านจากกระดาษสู่ดิจิทัลจะต้องอาศัยการปรับตัว แต่ด้วยความรู้ที่ถูกต้องและการเลือกใช้เทคโนโลยีอย่างปลอดภัย เราทุกคนสามารถเข้าสู่ยุคใหม่ของการบริหารจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากขึ้น
