ในโลกของธุรกิจ “ฝ่ายจัดซื้อ” คือหนึ่งในหน่วยงานที่มีผลต่อทั้งต้นทุน เวลา และคุณภาพของโครงการ แต่ในความเป็นจริง งานจัดซื้อจำนวนมากกลับติดอยู่กับขั้นตอนเอกสารที่ซ้ำซ้อน การตามลายเซ็นหลายฝ่าย การรอใบเสนอราคา และการประสานงานที่กระจัดกระจายผ่านอีเมล ไลน์ โทรศัพท์ และแฟ้มกระดาษหลายกอง จนทำให้กระบวนการที่ควรจบได้เร็ว กลายเป็นงานที่กินเวลาเป็นสัปดาห์
บทความนี้จะพาไปดู “1 วันของฝ่ายจัดซื้อ” ผ่านสถานการณ์จำลองของพนักงานจัดซื้อคนหนึ่ง และแสดงให้เห็นว่าเมื่อมีระบบลายเซ็นและเอกสารออนไลน์อย่าง zDOX เข้ามาช่วย Workflow ทั้งกระบวนการตั้งแต่ PR → ใบเสนอราคา → Quotation → PO → Approval ช่วยประหยัดเวลา พร้อมทั้งลดความผิดพลาด และเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน
นี่ไม่ใช่แค่เรื่องของความสะดวก แต่คือการยกระดับระบบจัดซื้อทั้งองค์กร
ภาพเดิมของงานจัดซื้อ งานไม่ได้ช้าเพราะคน แต่ช้าเพราะ “เอกสาร”
ลองนึกภาพโต๊ะทำงานของฝ่ายจัดซื้อที่เต็มไปด้วยแฟ้ม PR (Purchase Request), RFQ (Request for Quotation), ใบเสนอราคา, แบบฟอร์มอนุมัติ และอีเมลที่ยังไม่ได้ตอบอีกหลายสิบฉบับ นี่คือภาพที่พบได้จริงในหลายองค์กร
ปัญหาที่มักเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ได้แก่
- เอกสารส่งไปหลายช่องทาง ทำให้ข้อมูลไม่รวมศูนย์
- Supplier ต้องพิมพ์ เซ็น สแกน ส่งกลับ
- บางครั้งใช้ไฟล์คนละเวอร์ชัน
- ผู้อนุมัติไม่อยู่ที่ออฟฟิศ ทำให้เอกสารค้าง
- ต้องคอยตามงานทีละคน
- ใบเสนอราคาบางเจ้าหาย หรือส่งไม่ครบ
- ใช้เวลานานในการเปรียบเทียบราคา
ผลที่ตามมาคือ งานจัดซื้อที่ควรใช้ 1–2 วัน กลายเป็น 5–7 วัน หรือมากกว่านั้น และยิ่งโครงการมีมูลค่าสูง ยิ่งต้องใช้ลายเซ็นหลายระดับ ความล่าช้ายิ่งเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณ
จุดเปลี่ยน เมื่อเริ่มใช้ zDOX กับงานจัดซื้อ
zDOX คือระบบจัดการเอกสารและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อให้การส่ง เซ็น อนุมัติ และจัดเก็บเอกสาร ทำได้ใน Flow เดียวกันแบบออนไลน์ จุดสำคัญคือสามารถส่งเอกสารให้คนนอกองค์กรเซ็นได้ผ่านลิงก์ โดยไม่ต้องสมัครสมาชิกและไม่ต้องติดตั้งแอป แทนที่การวิ่งตามเอกสาร ระบบจะทำให้เอกสาร “วิ่งหาคน” ตามลำดับขั้นตอนแทน ต่อไปนี้คือภาพของ 1 วันทำงานของฝ่ายจัดซื้อในระบบใหม่
ช่วงเช้า เริ่ม Flow ส่ง PR และ ใบเสนอราคา ให้ Supplier ได้ทันที
พลอย เจ้าหน้าที่จัดซื้อ เปิดคอมพิวเตอร์ในตอนเช้า คุณได้รับ PR จากฝ่ายโครงการที่ต้องการขอใบเสนอราคาจาก Supplier 3 ราย หากเป็นระบบเดิม คุณอาจต้อง
- ดาวน์โหลดไฟล์
- แนบอีเมล
- เขียนรายละเอียด
- ส่งทีละราย
- รอการตอบกลับแยกกัน
แต่ในระบบ zDOX คุณสามารถกด Start Flow เลือกประเภทเอกสาร PR/RFQ แล้วกำหนดรายชื่อSupplier ผู้รับได้ทันที จากนั้นระบบจะสร้าง External Sign Link สำหรับแต่ละรายโดยอัตโนมัติ
ข้อได้เปรียบทันทีคือ
- ทุก Supplier ได้รับเอกสารรูปแบบเดียวกัน
- ไม่มีปัญหาไฟล์คนละเวอร์ชัน
- ระบบบันทึกเวลาที่ส่งชัดเจน
- สามารถตั้งวันครบกำหนดได้
งานที่เคยใช้เวลาเป็นชั่วโมง เหลือเพียงไม่กี่นาที
ฝั่ง Supplier เปิด ดู เซ็น และอัปโหลด — จบในมือถือ
สมชาย ซึ่งเป็น Supplier ได้รับอีเมลแจ้งเตือน เขาแตะปุ่ม “Open in zDOX” จากมือถือ เอกสารเปิดทันทีผ่านเบราว์เซอร์
ไม่ต้อง
- สมัครบัญชี
- โหลดแอป
- พิมพ์เอกสาร
- สแกนกลับ
เขาสามารถ
- อ่าน PR / RFQ
- อัปโหลดใบเสนอราคา (Quotation)
- ใส่ลายเซ็น e-Signature
- กดส่งกลับ
ทุกอย่างเกิดขึ้นได้ภายในไม่กี่นาที แม้อยู่หน้างานหรืออยู่นอกออฟฟิศ
ผลลัพธ์คือ Supplier ตอบกลับได้เร็วขึ้น และมีแนวโน้มตอบครบมากขึ้น เพราะขั้นตอนง่ายลงอย่างมาก
การรวมเอกสารอัตโนมัติ หมดยุค ไล่หาไฟล์กระจัดกระจาย
เมื่อ Supplier แต่ละรายส่งเอกสารกลับ ระบบจะรวบรวมไฟล์ทั้งหมดเข้าโฟลเดอร์เดียวโดยอัตโนมัติ เช่น “RFQ – เดือนนี้”
ประโยชน์ที่เกิดขึ้นทันที
- ใบเสนอราคาทุกเจ้าอยู่ที่เดียว
- ไม่มีเอกสารตกหล่น
- ตรวจสอบสถานะได้ว่าใครส่งแล้ว ใครยังไม่ส่ง
- เปิดเทียบราคาได้ทันที
- Export รายการเพื่อเปรียบเทียบได้ง่าย
นี่คือการเปลี่ยนจาก “การจัดการไฟล์” ไปสู่ “การจัดการกระบวนการ”
การพิจารณาร่วมกัน Comment บนเอกสารแบบเรียลไทม์
พลอยต้องส่งข้อมูลให้ Project Owner ช่วยพิจารณา หากเป็นระบบเดิม อาจต้อง
- ส่งไฟล์ทางอีเมล
- โทรแจ้ง
- รอคอมเมนต์
- รวมความเห็นหลายรอบ
แต่ใน zDOX คุณสามารถกด Share และเปิดสิทธิ์ Comment ได้ทันที ผู้เกี่ยวข้องสามารถเขียนความเห็นลงบนเอกสารได้โดยตรง เช่น
- “ราคานี้โอเค”
- “ปรับสเปกหน่อย”
- “ลองต่อรองเพิ่ม”
ข้อดีคือ
- ทุกความเห็นอยู่บนเอกสารเดียวกัน
- ไม่มีการสื่อสารหลุด
- ลดการประชุมที่ไม่จำเป็น
- ตัดสินใจได้เร็วขึ้น
หลังเลือก Supplier ได้แล้ว พลอยจัดทำ PO และเริ่ม Flow การอนุมัติในระบบ คุณกำหนดลำดับผู้เซ็นได้ เช่น หัวหน้าแผนก → ผู้จัดการ → ผู้บริหาร
เมื่อถึงขั้นผู้บริหาร ระบบส่งแจ้งเตือนทันที ผู้บริหารสามารถเปิดเอกสารและเซ็นผ่านมือถือได้ในไม่กี่วินาที
ผลลัพธ์สำคัญคือ
- เอกสารไม่ค้างเพราะผู้เซ็นไม่อยู่โต๊ะ
- ไม่ต้องรอเดินทางกลับบริษัท
- ลดรอบการตามลายเซ็น
- ทุกขั้นตอนมี Timestamp ชัดเจน
ระบบส่ง PO กลับ Supplier อัตโนมัติ — ปิดงานได้ภายในวันเดียว
เมื่อ PO ได้รับการอนุมัติครบ ระบบสามารถตั้งค่าให้ส่งกลับ Supplier อัตโนมัติ พร้อมลิงก์เอกสารที่เซ็นครบแล้ว
Supplier → ได้รับทันที
ฝ่ายจัดซื้อ → ไม่ต้องแนบไฟล์ซ้ำ ไม่ต้องกลัวส่งผิดเวอร์ชัน
จากกระบวนการที่เคยใช้หลายวัน ตอนนี้สามารถ ปิดงานได้ภายใน 1 วัน
- ประโยชน์เชิงธุรกิจที่มากกว่า “ความเร็ว”
แม้ความเร็วคือผลลัพธ์ที่เห็นชัดที่สุด แต่ zDOX ยังให้ประโยชน์เชิงระบบอีกหลายด้าน
- ประโยชน์เชิงธุรกิจที่มากกว่า “ความเร็ว”
- ความโปร่งใส (Transparency)
ทุกขั้นตอนมีบันทึกว่าใครเปิด ใครเซ็น เมื่อไร ลดข้อโต้แย้ง
- ความโปร่งใส (Transparency)
- การตรวจสอบย้อนหลัง (Audit Trail)
เหมาะกับองค์กรที่ต้องผ่านการตรวจสอบภายในหรือภายนอก
- การตรวจสอบย้อนหลัง (Audit Trail)
- การควบคุมเวอร์ชัน (Version Control)
ใช้เอกสารชุดเดียวกันตลอด Flow
- การควบคุมเวอร์ชัน (Version Control)
- ลดต้นทุนแฝง
ลดค่าเอกสาร พิมพ์ สแกน จัดเก็บ และเวลาทำงาน
- ลดต้นทุนแฝง
- รองรับการทำงานแบบ Remote
ไม่ผูกติดกับสถานที่
- รองรับการทำงานแบบ Remote
ผลกระทบต่อ KPI ฝ่ายจัดซื้อ
การใช้ระบบเอกสารและลายเซ็นออนไลน์ส่งผลต่อ KPI โดยตรง เช่น
- ลด Procurement Cycle Time
- เพิ่มอัตราการตอบกลับ Supplier
- ลดเอกสารสูญหาย
- เพิ่มความแม่นยำในการเปรียบเทียบราคา
- เพิ่มความพึงพอใจของหน่วยงานภายใน
เหมาะกับองค์กรแบบไหน
zDOX เหมาะอย่างยิ่งกับ
- องค์กรที่มี Supplier หลายราย
- ธุรกิจที่มีขั้นตอนอนุมัติหลายระดับ
- บริษัทที่ทำงานหลายสาขา
- ทีมจัดซื้อที่ต้องรับงานจำนวนมาก
- องค์กรที่ต้องการ Digital Transformation
สรุป จากงานเอกสารที่วุ่นวาย สู่ Workflow ที่ลื่นไหล
งานจัดซื้อไม่ควรเป็นงานที่เหนื่อยกับเอกสาร แต่ควรเป็นงานที่ใช้การวิเคราะห์ การต่อรอง และการตัดสินใจ ระบบอย่าง zDOX ช่วยดึงภาระงานเอกสารออกไป ทำให้ทีมโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่าจริง
