ในโลกธุรกิจ B2B ยุคปัจจุบัน “เอกสาร” ยังคงเป็นหัวใจของการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นสัญญา ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ เอกสารการจัดส่ง หรือเอกสารการชำระเงิน ทุกขั้นตอนล้วนต้องพึ่งพาข้อมูลและการยืนยันที่ถูกต้อง แต่ในความเป็นจริง Supplier จำนวนมากยังติดอยู่กับระบบแบบเดิม
-
-
- เอกสารถูกส่งผ่านอีเมลหลายฉบับ
- ไฟล์ถูกแนบซ้ำไปมา
- ต้องพิมพ์ เซ็น สแกน แล้วส่งกลับ
- มีไฟล์หลายเวอร์ชันปะปนกัน
- ใช้เวลาตามงานและตรวจสอบสถานะนาน
-
สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้เสียเวลา แต่ยังทำให้ธุรกิจสูญเสียโอกาส ความน่าเชื่อถือ และต้นทุนที่ไม่จำเป็น zDOX จึงถูกออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนชีวิตของ Supplier ให้เข้าสู่ยุค Paperless Workflow อย่างแท้จริง
ทำไม? “Paperless” จึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับ Supplier
การเป็น Supplier ในยุคดิจิทัลไม่ได้หมายความแค่การมีเว็บไซต์หรืออีเมล แต่หมายถึงการสามารถทำงานร่วมกับ Buyer ได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และโปร่งใส
Buyer ในปัจจุบันต้องการ
-
-
- คู่ค้าที่ตอบสนองเร็ว
- เอกสารถูกต้อง ไม่ผิดพลาด
- ระบบที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
- การทำงานที่สอดคล้องกับระบบจัดซื้อขององค์กร
-
Supplier ที่ยังใช้กระดาษและอีเมลแบบเดิมจึงเสียเปรียบโดยอัตโนมัติ
โครงสร้างการทำงานของ Supplier ในโลกไร้กระดาษด้วย zDOX
zDOX ไม่ได้แค่แปลงเอกสารจากกระดาษเป็นไฟล์ แต่เป็น แพลตฟอร์มที่เชื่อมโยง Supplier กับ Buyer และทุกขั้นตอนของธุรกิจ
ลองมาดูว่า Supplier จะทำงานอย่างไร เมื่อใช้ zDOX เป็นศูนย์กลาง
ขั้นตอนที่ 1 รับเอกสารจาก Buyer อย่างเป็นระบบ
เมื่อ Buyer ต้องการส่ง
-
-
- สัญญา
- ใบสั่งซื้อ (PO)
- เงื่อนไขการค้า
- เอกสารรับรอง
-
เอกสารเหล่านี้จะถูกส่งเข้าสู่ zDOX ของ Supplier โดยอัตโนมัติ
แทนที่จะเป็น
“แนบไฟล์มาทางอีเมล…”
“ส่งซ้ำหน่อย ไฟล์หาย…”
ทุกไฟล์จะถูกจัดเก็บอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมข้อมูลว่า:
-
-
- ใครเป็นผู้ส่ง
- ส่งเมื่อไร
- เป็นเอกสารประเภทใด
- ใช้กับดีลหรือโปรเจกต์ไหน
-
Supplier ไม่ต้องค้นหาเมลย้อนหลังอีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 2 จัดการเอกสารทั้งหมดจากแดชบอร์ดเดียว
ใน zDOX Supplier จะเห็นเอกสารทั้งหมดของตนเองในรูปแบบ Dashboard เช่น:
-
-
- เอกสารรอการเซ็น
- เอกสารที่ Buyer ส่งมาใหม่
- เอกสารที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
- เอกสารที่กำลังดำเนินการ
-
ทุกไฟล์ถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ เช่น
-
-
- ตาม Buyer
- ตามโปรเจกต์
- ตามประเภทเอกสาร
-
Supplier ไม่ต้องสร้างโฟลเดอร์เอง ไม่ต้องตั้งชื่อไฟล์ยาว ๆ อีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบและอนุมัติเอกสารแบบดิจิทัล
เมื่อ Supplier เปิดเอกสารใน zDOX
-
-
- สามารถอ่าน
- ใส่คอมเมนต์
- ขอแก้ไข
- หรืออนุมัติได้ทันที
-
ทุกการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกเป็นประวัติ ไม่มีใครสามารถแก้ไขไฟล์ลับหลังได้ สิ่งนี้ช่วยให้
-
-
- การตรวจสอบโปร่งใส
- ลดข้อโต้แย้ง
- มีหลักฐานทุกขั้นตอน
-
ขั้นตอนที่ 4 เซ็นเอกสารออนไลน์อย่างถูกต้องตามกฎหมาย
หนึ่งในปัญหาใหญ่ของ Supplier คือ การรอเอกสารที่ต้องพิมพ์ เซ็น และส่งกลับ zDOX แก้ปัญหานี้ด้วย Digital Signature
Supplier สามารถ
-
-
- เซ็นผ่านคอมพิวเตอร์
- แท็บเล็ต
- หรือมือถือ
-
ลายเซ็นมีการยืนยันตัวตน มีบันทึกวันเวลา และมีความถูกต้องทางกฎหมาย ทุกฝ่ายจะได้รับเอกสารเวอร์ชันเดียวกันทันที
ขั้นตอนที่ 5 ระบบควบคุมเวอร์ชัน (Version Control)
ในระบบแบบเดิม Supplier มักเจอปัญหา
-
-
- ไฟล์ Final.pdf
- Final_v2.pdf
- Finalจริงๆ.pdf
-
zDOX แก้ปัญหานี้ด้วย Version Control อัตโนมัติ ทุกเอกสารมีเพียง “เวอร์ชันล่าสุด” ที่ใช้งานได้ หากต้องการย้อนกลับ ก็สามารถดูประวัติได้
ขั้นตอนที่ 6 การติดตามสถานะงานแบบเรียลไทม์
Supplier สามารถดูได้ว่า
-
-
- เอกสารนี้ Buyer เปิดแล้วหรือยัง
- ใครเซ็นแล้ว
- ใครยังไม่เซ็น
- อยู่ในขั้นตอนใด
-
ไม่ต้องโทร
ไม่ต้องส่งอีเมลถาม
ไม่ต้องคาดเดา
ขั้นตอนที่ 7 จัดเก็บเอกสารระยะยาวอย่างปลอดภัย
zDOX ทำหน้าที่เป็น Digital Vault เอกสารทุกฉบับถูกเก็บอย่างปลอดภัย ค้นหาได้แม้ผ่านไปหลายปี
Supplier สามารถใช้เป็น
-
-
- หลักฐานทางกฎหมาย
- เอกสารตรวจสอบ
- เอกสารบัญชี
- หรือข้อมูลอ้างอิงทางธุรกิจ
-
เปรียบเทียบชีวิต Supplier ก่อนและ หลังใช้ zDOX
ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ Supplier ได้รับ
Supplier ที่ใช้ zDOX จะได้มากกว่าแค่ “ความสะดวก”
- เพิ่มความเร็วในการปิดดีล
เอกสารเสร็จเร็ว = เงินเข้าเร็ว
- ลดต้นทุน
-
-
- ไม่ต้องพิมพ์
- ไม่ต้องส่งเอกสาร
- ไม่ต้องเก็บแฟ้ม
-
- ลดความผิดพลาด
-
-
- ไม่มีไฟล์ผิด
- ไม่มีเวอร์ชันซ้ำ
-
- เพิ่มความน่าเชื่อถือ
Buyer มองเห็นความเป็นมืออาชีพ
- ขยายโอกาสทางธุรกิจ
Supplier ที่ใช้ระบบดิจิทัล จะถูกเลือกก่อน
ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ Supplier ได้รับ
Supplier ในยุคใหม่ไม่ได้แข่งขันกันแค่ “ราคา” แต่แข่งขันกันที่ ความเร็ว ความแม่นยำ และความน่าเชื่อถือ
zDOX คือ เครื่องมือที่ช่วยให้ Supplier
-
-
- ทำงานแบบไร้กระดาษ
- เชื่อมต่อกับ Buyer อย่างเป็นระบบ
-
ก้าวสู่มาตรฐานองค์กรระดับสากล
