ในปัจจุบัน การบริหารจัดการเอกสารและกระบวนการอนุมัติเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของความมืออาชีพและความโปร่งใสในองค์กร การใช้ระบบเซ็นเอกสารดิจิทัลไม่เพียงแต่ช่วยปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานให้ทันสมัยเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างความเชื่อมั่น รวมถึงความปลอดภัยของข้อมูล ทั้งในองค์กรและกับพันธมิตรร่วมธุรกิจ
บทความนี้ จะชี้ให้เห็นว่าการฟื้นฟูกระบวนการทำงานด้วยการใช้แอปพลิเคชันเซ็นเอกสารภายนอกองค์กร ช่วยพัฒนามาตรฐานความเป็นมืออาชีพ เพิ่มความโปร่งใส ลดความผิดพลาด และส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรอย่างไรในทุกแผนก พร้อมแนวทางการนำไปใช้ในเชิงกลยุทธ์และปฏิบัติ
ความสำคัญของการฟื้นฟูกระบวนการอนุมัติเอกสารด้วยระบบดิจิทัล
1. ความเป็นมืออาชีพในทุกแผนก
- การใช้ออนไลน์แพลตฟอร์มและแอปเซ็นเอกสารทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปในรูปแบบที่เป็นระบบ มีความน่าเชื่อถือ และสามารถตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน ส่งเสริมภาพลักษณ์ความเป็นองค์กรมืออาชีพที่นำเทคโนโลยีมาปรับใช้อย่างเหมาะสมและทันสมัย
2. เพิ่มความโปร่งใสและสร้างความเชื่อมั่น
- แพลตฟอร์มดิจิทัลเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลและตรวจสอบสถานะเอกสารได้แบบเรียลไทม์ เพิ่มความโปร่งใสและลดข้อสงสัยในการอนุมัติ ลดความผิดพลาดจากการให้ข้อมูลผิดพลาด หรือสับสน
- แพลตฟอร์มดิจิทัลเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลและตรวจสอบสถานะเอกสารได้แบบเรียลไทม์ เพิ่มความโปร่งใสและลดข้อสงสัยในการอนุมัติ ลดความผิดพลาดจากการให้ข้อมูลผิดพลาด หรือสับสน
3. ลดความผิดพลาด
- เมื่อเทียบกับกระบวนการอนุมัติแบบเดิมที่พึ่งพาการลงนามด้วยมือและเอกสารกระดาษ ระบบดิจิทัลช่วยลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลผิดพลาด การส่งต่อซ้ำซ้อน หรือความล่าช้าเนื่องจากการส่งเอกสารทางไปรษณีย์หรือการเดินส่งแบบดั้งเดิม
ประโยชน์ของระบบเซ็นเอกสารดิจิทัลในแต่ละแผนก
1. ฝ่ายบริหารและฝ่ายกฎหมาย
- สร้างหลักฐานการอนุมัติที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถยืนยันตัวบุคคลและเวลาได้
- ลดความเสี่ยงทางกฎหมายและขึ้นตรงต่อกฎหมายด้านลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ เช่น eIDAS, PDPA
2. ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- จัดการเอกสารเกี่ยวกับสัญญาจ้าง การปรับเงินเดือน หรือเอกสารด้านบุคคลอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย
- ลดความเสี่ยงจากการผิดพลาดของเอกสารและเพิ่มความโปร่งใสในการดำเนินการ
3. ฝ่ายการเงินและบัญชี
- เซ็นอนุมัติใบเสร็จ ใบเบิกจ่าย สัญญาเงินกู้หรือข้อตกลงทางการเงินในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งง่ายต่อการตรวจสอบและบันทึก
4. ฝ่ายงานขายและการตลาด
- จัดการสัญญาร่วมธุรกิจ การอนุมัติแผนการส่งเสริมการขาย หรือเอกสารข้อตกลงลูกค้าอย่างรวดเร็วและปลอดภัย
มาทำความรู้จัก zDOX Solution
เปลี่ยนงานเอกสารให้ง่ายขึ้นด้วยระบบดิจิทัลครบวงจร เซ็น ส่ง แชร์ ค้นหาได้ทุกที่ ทุกเวลา ปลอดภัยและถูกต้องตามกฎหมาย ช่วยประหยัดเวลา ลดต้นทุน และก้าวสู่สำนักงานไร้กระดาษอย่างแท้จริง
ความสะดวกสบายในยุคดิจิทัล อยู่ที่ไหน เมื่อไหร่ก็เซ็นได้
- อิสระจากข้อจำกัดด้านสถานที่
ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่บ้าน ระหว่างเดินทาง ย่านช็อปปิ้ง หรือในต่างประเทศ เพียงแค่มีสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ ก็สามารถลงนามในเอกสารดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลบข้อจำกัดด้านภูมิศาสตร์และเวลา ทำให้การทำธุรกรรมเป็นไปอย่างต่อเนื่องและไม่เสียโอกาสทางธุรกิจ
- ความสะดวกในทุกเวลา
หลายองค์กรและบุคคลจำเป็นต้องลงนามในเอกสารเร่งด่วน เช่น สัญญา ข้อตกลงทางธุรกิจ เอกสารราชการ หรือสัญญาจ้างงาน เรื่องเหล่านี้สามารถดำเนินการได้ตลอด 24 ชั่วโมง ไม่มีเวลาจำกัด ไม่ต้องรอให้สถานที่หรือเวลาที่เหมาะสมเข้ามาซ้อนทับกัน
ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร
- กระบวนการง่าย ๆ ในการลงนามด้วยระบบดิจิทัล
- ส่งเอกสาร : ผู้ส่งใช้แพลตฟอร์มหรือลิงก์ทางอีเมลส่งเอกสารให้ผู้ลงนาม
- เปิดดูและตรวจสอบ : ผู้ลงนามเปิดเอกสารบนอุปกรณ์ใดก็ได้
- ลงนาม : กดลงนามบนหน้าจอด้วยลายเซ็นมือ, ลายเซ็นอัตโนมัติ, หรือใส่ชื่อ-นามสกุลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
- บันทึกและส่งคืน : ระบบบันทึกข้อมูลลงลายเซ็นและส่งเอกสารที่ลงนามเสร็จแล้วให้ผู้ส่งแบบอัตโนมัติ
- เทคโนโลยีความปลอดภัยและความถูกต้อง
- ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใช้เทคโนโลยีเข้ารหัสและยืนยันตัวตน เช่น PKI (Public Key Infrastructure) เพื่อให้มั่นใจว่าลายเซ็นเป็นของเจ้าของตัวจริง และไม่สามารถถูกปลอมแปลงได้ ข้อมูลบ่งชี้วันที่ เวลา และเบอร์อุปกรณ์ ลงในเอกสารอย่างชัดเจน