1. การเร่งรัดกระบวนการและลดเวลา
2. ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือ
3. เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมและลดต้นทุน
การลดการใช้กระดาษและเครื่องเขียนเป็นข้อดีสำคัญของระบบนี้ เมื่อองค์กรลดการพิมพ์เอกสารลงอย่างมาก จึงช่วยลดปริมาณขยะสิ่งแวดล้อมและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีด้านความรับผิดชอบต่อสังคม อีกทั้งยังลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและดูแลเอกสารในคลัง ซึ่งทั้งประหยัดงบประมาณและเพิ่มความคล่องตัวในการบริหารจัดการข้อมูล
4. สอดคล้องกับยุค Digital Transformation
การนำระบบเซ็นดิจิทัลเข้ามาใช้เป็นส่วนหนึ่งของยุค Digital Transformation ช่วยให้องค์กรปรับตัวให้ทันสมัยและแข่งขันได้ในตลาด สื่อสารและดำเนินการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทั้งยังเสริมสร้างภาพลักษณ์เป็นองค์กรที่ใส่ใจเทคโนโลยีและสิ่งแวดล้อม
เอกสารอะไรใช้กับลายมือชื่อประเภทไหน
เราอาจจะสงสัยกันว่า เเล้วองค์กร ควรเลือกใช้งานลายมือชื่อประเภทไหน ให้เหมาะกับธุรกรรมอะไรบ้าง เราจึงขอยกตัวอย่างให้ฟังมาโดยสังเขป
ลายมือชื่อประเภทที่ 1 : เอกสารที่ใช้ภายในบริษัท เช่น การขออนุมัติทั่วไป การขอเบิกของภายในบริษัท ใบขอลางาน เป็นต้น
ลายมือชื่อประเภทที่ 2 : เอกสารสำคัญภายในบริษัท เช่น ใบเบิกจ่าย, สัญญาระหว่างพนักงานกับบริษัท เป็นต้น
ลายมือชื่อประเภทที่ 3 : เอกสารที่ส่งออกให้ภายนอกองค์กร เช่น ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อสินค้า, ใบกำกับภาษี, เเละสัญญาคู่ค้า เป็นต้น
ทั้งนี้ เเต่ละหน่วยงานอาจจะประเมินความสำคัญของเอกสารไม่เท่ากัน การจัดว่าเอกสารประเภทไหนควรใช้กับลายมือชื่อประเภทอะไรจึงทำได้ยาก ดังนั้น ทาง ETDA จึงเเนะนำว่าควรให้ความสำคัญกับการจัดการความเสี่ยงของแต่ละประเภทมากกว่า และเพิ่มความรัดกุมของเทคโนโลยีในการเก็บหลักฐานเพื่อใช้ตรวจสอบทีหลังว่าลายมือชื่อเราน่าเชื่อถือ
การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในแง่ของการใช้งานระบบเเบ่งออกเป็น 2 อย่าง
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature)
เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป (ลายมือชื่อประเภทที่ 1) ลายมือชื่อประเภทนี้จะไม่ได้ถูกรับรองอีกที กล่าวคือ เมื่อมีการเซ็นอนุมัติเอกสารเเล้วก็ถือว่าเสร็จสิ้น ไม่ได้มีกระบวนการยืนยันลายมือชื่อต่อ
ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือ เพราะลายมือชื่อได้มีการถูกยืนยันจากกระบวนการเข้ารหัสลับของข้อมูลด้วยกุญเเจส่วนตัว ที่เรียกว่า ลายมือชื่อดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นการยืนยันลายมือชื่อโดยรับรองกันภายในกลุ่ม (ลายมือชื่อประเภทที่ 2) หรือได้รับรองลายมือชื่อจากผู้ให้บริการรับรองลายมือชื่อโดยตรง (ลายมือชื่อประเภทที่ 3)
ซึ่งขอย้ำว่าไม่ว่าจะ ลงลายมือชื่อประเภทไหนก็มีผลทางกฎหมายเหมือนกัน ต่างกันเเค่ที่ข้อสันนิษฐานทางกฎหมายที่ต้องหาหลักฐานมาพิสูจน์ลายมือชื่อที่ต่างกัน โดยลายมือชื่อประเภทที่ 2 เเละ 3 จะต้องหาหลักฐานมาพิสูจน์น้อยกว่าลายมือชื่อประเภทที่ 1
การใช้งาน e-Signature ตามมาตรฐานของ สพธอ. และ ETDA
การใช้งาน e-Signature ให้มีผลทางกฎหมาย ตามที่ทางสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) และ กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม หรือ ETDA ได้กำหนดมาตรฐานในการใช้งานลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เอานั้น ได้แบ่งออกเป็น 3 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ
- ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 1
สำหรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 1 จะถือว่าเป็นแบบทั่วไป (ตามมาตรา 9 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ) โดยหลักการคือ
-
- สามารถระบุเจ้าของลายมือชื่อ
- แสดงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อ
- ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ และมีความรัดกุมของระบบการติดต่อสื่อสาร
2. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 2
เรียกประเภทนี้ว่า เป็นการให้บริการกันในกลุ่ม (ตามมาตรา 26 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ) โดยมีหลักการคือ
-
- มีการเข้ารหัสลับ (Encrypt) ที่ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของลายมือชื่อและข้อความได้
- ขณะลงนามเจ้าของลายมือชื่อต้องเป็นคนควบคุมการลงนามของตัวเอง
3. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 3
สำหรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 3 เป็นการใช้ที่ให้บริการโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง (ตามมาตรา 26 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ) ซึ่งเป็นการผสมกันระหว่าง ลายมือชื่อประเภทที่ 2 ที่อาศัยใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการรับรอง เพื่อสนับสนุนลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตามที่กำหนดในมาตรา 28 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ
-
- มีการเข้ารหัสลับ (Encrypt) ที่สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของลายมือชื่อและข้อความได้
- ในขณะลงนาม เจ้าของลายมือชื่อจะต้องเป็นคนควบคุมการลงนามด้วยตัวเอง
- มีตัวกลางเป็นผู้ให้บริการออกใบรับรอง มีการพิสูจน์และยืนยันตัวตนในระดับ IAL2 และ AAL2 ขึ้นไป
ดังนั้น ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 2 และประเภทที่ 3 จะเป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความรัดกุมมากขึ้น เช่น การทำธุรกรรมที่สำคัญ โดยประเภทที่ 3 จะมีคนกลางที่ได้รับการรับรองมาเป็นคนช่วยดูลายมือชื่อว่าเป็นเจ้าของตัวจริงแน่ ๆ ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัลในครั้งนั้น โดยในปัจจุบันสามารถเลือกใช้บริการกับทาง NRCA หรือ ผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (National Root Certification Authority of Thailand)
สรุป
ระบบเซ็นเอกสารดิจิทัลไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือช่วยให้ทำงานสะดวกเท่านั้น แต่ยังเป็นกลยุทธ์ที่ช่วยยกระดับประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และสร้างภาพลักษณ์องค์กรที่รับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อมอย่างแท้จริง การลงทุนในเทคโนโลยีนี้จึงเป็นก้าวสำคัญสำหรับองค์กรที่มุ่งหวังความเจริญก้าวหน้าในยุคดิจิทัล
