การลดการใช้กระดาษและเครื่องเขียนเป็นข้อดีสำคัญของระบบนี้ เมื่อองค์กรลดการพิมพ์เอกสารลงอย่างมาก จึงช่วยลดปริมาณขยะสิ่งแวดล้อมและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีด้านความรับผิดชอบต่อสังคม อีกทั้งยังลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและดูแลเอกสารในคลัง ซึ่งทั้งประหยัดงบประมาณและเพิ่มความคล่องตัวในการบริหารจัดการข้อมูล
การนำระบบเซ็นดิจิทัลเข้ามาใช้เป็นส่วนหนึ่งของยุค Digital Transformation ช่วยให้องค์กรปรับตัวให้ทันสมัยและแข่งขันได้ในตลาด สื่อสารและดำเนินการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทั้งยังเสริมสร้างภาพลักษณ์เป็นองค์กรที่ใส่ใจเทคโนโลยีและสิ่งแวดล้อม
เราอาจจะสงสัยกันว่า เเล้วองค์กร ควรเลือกใช้งานลายมือชื่อประเภทไหน ให้เหมาะกับธุรกรรมอะไรบ้าง เราจึงขอยกตัวอย่างให้ฟังมาโดยสังเขป
ลายมือชื่อประเภทที่ 1 : เอกสารที่ใช้ภายในบริษัท เช่น การขออนุมัติทั่วไป การขอเบิกของภายในบริษัท ใบขอลางาน เป็นต้น
ลายมือชื่อประเภทที่ 2 : เอกสารสำคัญภายในบริษัท เช่น ใบเบิกจ่าย, สัญญาระหว่างพนักงานกับบริษัท เป็นต้น
ลายมือชื่อประเภทที่ 3 : เอกสารที่ส่งออกให้ภายนอกองค์กร เช่น ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อสินค้า, ใบกำกับภาษี, เเละสัญญาคู่ค้า เป็นต้น
ทั้งนี้ เเต่ละหน่วยงานอาจจะประเมินความสำคัญของเอกสารไม่เท่ากัน การจัดว่าเอกสารประเภทไหนควรใช้กับลายมือชื่อประเภทอะไรจึงทำได้ยาก ดังนั้น ทาง ETDA จึงเเนะนำว่าควรให้ความสำคัญกับการจัดการความเสี่ยงของแต่ละประเภทมากกว่า และเพิ่มความรัดกุมของเทคโนโลยีในการเก็บหลักฐานเพื่อใช้ตรวจสอบทีหลังว่าลายมือชื่อเราน่าเชื่อถือ
การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในแง่ของการใช้งานระบบเเบ่งออกเป็น 2 อย่าง
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature)
เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป (ลายมือชื่อประเภทที่ 1) ลายมือชื่อประเภทนี้จะไม่ได้ถูกรับรองอีกที กล่าวคือ เมื่อมีการเซ็นอนุมัติเอกสารเเล้วก็ถือว่าเสร็จสิ้น ไม่ได้มีกระบวนการยืนยันลายมือชื่อต่อ
ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือ เพราะลายมือชื่อได้มีการถูกยืนยันจากกระบวนการเข้ารหัสลับของข้อมูลด้วยกุญเเจส่วนตัว ที่เรียกว่า ลายมือชื่อดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นการยืนยันลายมือชื่อโดยรับรองกันภายในกลุ่ม (ลายมือชื่อประเภทที่ 2) หรือได้รับรองลายมือชื่อจากผู้ให้บริการรับรองลายมือชื่อโดยตรง (ลายมือชื่อประเภทที่ 3)
ซึ่งขอย้ำว่าไม่ว่าจะ ลงลายมือชื่อประเภทไหนก็มีผลทางกฎหมายเหมือนกัน ต่างกันเเค่ที่ข้อสันนิษฐานทางกฎหมายที่ต้องหาหลักฐานมาพิสูจน์ลายมือชื่อที่ต่างกัน โดยลายมือชื่อประเภทที่ 2 เเละ 3 จะต้องหาหลักฐานมาพิสูจน์น้อยกว่าลายมือชื่อประเภทที่ 1
การใช้งาน e-Signature ตามมาตรฐานของ สพธอ. และ ETDA
การใช้งาน e-Signature ให้มีผลทางกฎหมาย ตามที่ทางสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) และ กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม หรือ ETDA ได้กำหนดมาตรฐานในการใช้งานลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เอานั้น ได้แบ่งออกเป็น 3 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ
สำหรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 1 จะถือว่าเป็นแบบทั่วไป (ตามมาตรา 9 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ) โดยหลักการคือ
เรียกประเภทนี้ว่า เป็นการให้บริการกันในกลุ่ม (ตามมาตรา 26 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ) โดยมีหลักการคือ
สำหรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 3 เป็นการใช้ที่ให้บริการโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง (ตามมาตรา 26 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ) ซึ่งเป็นการผสมกันระหว่าง ลายมือชื่อประเภทที่ 2 ที่อาศัยใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการรับรอง เพื่อสนับสนุนลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตามที่กำหนดในมาตรา 28 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ
ดังนั้น ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 2 และประเภทที่ 3 จะเป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความรัดกุมมากขึ้น เช่น การทำธุรกรรมที่สำคัญ โดยประเภทที่ 3 จะมีคนกลางที่ได้รับการรับรองมาเป็นคนช่วยดูลายมือชื่อว่าเป็นเจ้าของตัวจริงแน่ ๆ ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัลในครั้งนั้น โดยในปัจจุบันสามารถเลือกใช้บริการกับทาง NRCA หรือ ผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (National Root Certification Authority of Thailand)
สรุป
ระบบเซ็นเอกสารดิจิทัลไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือช่วยให้ทำงานสะดวกเท่านั้น แต่ยังเป็นกลยุทธ์ที่ช่วยยกระดับประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และสร้างภาพลักษณ์องค์กรที่รับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อมอย่างแท้จริง การลงทุนในเทคโนโลยีนี้จึงเป็นก้าวสำคัญสำหรับองค์กรที่มุ่งหวังความเจริญก้าวหน้าในยุคดิจิทัล
ระบบจัดการงานเอกสารที่มีความยืดหยุ่นสูง ปรับใช้ได้กับหลายแผนก ในยุคดิจิทัลที่องค์กรต้องจัดการข้อมูลจำนวนมาก ระบบจัดการงานเอกสารเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบที่ดีจะทำให้การจัดเก็บ การค้นหา และการแบ่งปันข้อมูลเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว ปัญหาหลักคือ เอกสารในองค์กรมักมีความหลากหลายและแต่ละแผนกก็มีความต้องการเฉพาะตัว ระบบทั่วไปอาจไม่สามารถรองรับความแตกต่างนี้ได้เต็มที่ นั่นคือเหตุผลที่ระบบจัดการงานเอกสารที่มีความยืดหยุ่นสูง…
ในยุคที่ข้อมูลและธุรกรรมไหลเวียนอย่างรวดเร็ว การเซ็นเอกสารยังคงเป็นสิ่งสำคัญในการยืนยันตัวตนและแสดงเจตจำนงทางกฎหมาย แต่คุณรู้หรือไม่ว่า การเซ็นชื่อแบบดั้งเดิมบนกระดาษอาจกลายเป็นจุดอ่อนที่ถูกใช้เพื่อปลอมแปลงเอกสารได้ง่ายกว่าที่คิด ด้วยเทคโนโลยีดิจิทัลที่พัฒนาอย่างก้าวกระโดด วันนี้เรามีทางเลือกใหม่ที่ปลอดภัยและมีผลทางกฎหมายรองรับ นั่นคือการใช้แอปเซ็นเอกสารดิจิทัล บทความนี้จะพาคุณไปเข้าใจวิธีการเซ็นเอกสารให้ถูกต้องตามกฎหมายไทย พร้อมทั้งเปรียบเทียบความเสี่ยงและความปลอดภัยระหว่างลายเซ็นบนกระดาษกับลายเซ็นดิจิทัลที่ยากต่อการปลอมแปลง กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับลายเซ็นและผลกระทบ การเซ็นเอกสารในประเทศไทยถูกกำหนดภายใต้กฎหมายหลายฉบับ…
ในโลกปัจจุบันที่เทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว การดำเนินงานในรูปแบบดิจิทัลได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตประจำวันของเรา ไม่ว่าจะเป็นการทำธุรกรรม การยื่นคำร้อง หรือการสมัครงาน ล้วนต้องใช้เอกสารที่มีการเซ็นรับรองความถูกต้อง บทความนี้จะพาคุณไปเข้าใจวิธีการเซ็นเอกสารให้ถูกต้องตามหลักกฎหมายไทย พร้อมทั้งเปรียบเทียบความปลอดภัยของการเซ็นเอกสารบนกระดาษกับการใช้แอปพลิเคชันสำหรับเซ็นเอกสารในรูปแบบดิจิทัล ความสำคัญของการเซ็นเอกสาร …
แอปเซ็นเอกสารออนไลน์มีบทบาทที่สำคัญต่อการดำเนินธุรกิจในยุคที่ทุกอย่างต้องการความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในช่วงที่การทำงานแบบ Work From Home (WFH) กลายเป็นที่นิยม แอปเซ็นเอกสารออนไลน์ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านหรือที่ไหนก็ได้ โดยไม่ต้องพึ่งพิงสำนักงานหรือกระดาษแบบเดิม การใช้แอปเซ็นเอกสารออนไลน์ไม่เพียงแต่ช่วยลดค่าใช้จ่ายและการใช้ทรัพยากร ยังมีข้อดีอื่น ๆ…
ในยุคปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีและความตระหนักด้านสิ่งแวดล้อมสูงขึ้น การลดการใช้กระดาษในสำนักงานจึงกลายเป็นแนวทางที่ถูกนำมาใช้อย่างกว้างขวาง โดยเฉพาะในองค์กรที่มุ่งเน้นความยั่งยืน ในบทความนี้ เราจะมาพูดถึงการลดการใช้กระดาษด้วยแอปเซ็นเอกสาร ที่เข้ามาช่วยปรับปรุงการทำงานในด้านนี้อย่างมีประสิทธิภาพ ความสำคัญของการลดการใช้กระดาษ การลดการใช้กระดาษไม่เพียงแต่ช่วยลดต้นทุนในการซื้อกระดาษและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ แต่ยังเป็นการส่งเสริมการดำเนินธุรกิจที่มีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย การผลิตกระดาษมีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมในหลายด้าน…
ในยุคที่เมืองใหญ่อย่างกรุงเทพฯ และเมืองอื่นๆ ทั่วโลกต้องเผชิญกับปัญหามลพิษทางอากาศ ฝุ่น PM 2.5 ได้กลายเป็นประเด็นที่ถูกพูดถึงอย่างกว้างขวาง ฝุ่น PM 2.5 เป็นฝุ่นที่มีขนาดเล็กมาก สามารถเข้าสู่ระบบทางเดินหายใจ และส่งผลกระทบต่อสุขภาพของเราได้อย่างร้ายแรง…
This website uses cookies.