ในโลกธุรกิจ B2B ยุคปัจจุบัน “เอกสาร” ยังคงเป็นหัวใจของการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นสัญญา ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ เอกสารการจัดส่ง หรือเอกสารการชำระเงิน ทุกขั้นตอนล้วนต้องพึ่งพาข้อมูลและการยืนยันที่ถูกต้อง แต่ในความเป็นจริง Supplier จำนวนมากยังติดอยู่กับระบบแบบเดิม
สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้เสียเวลา แต่ยังทำให้ธุรกิจสูญเสียโอกาส ความน่าเชื่อถือ และต้นทุนที่ไม่จำเป็น zDOX จึงถูกออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนชีวิตของ Supplier ให้เข้าสู่ยุค Paperless Workflow อย่างแท้จริง
ทำไม? “Paperless” จึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับ Supplier
การเป็น Supplier ในยุคดิจิทัลไม่ได้หมายความแค่การมีเว็บไซต์หรืออีเมล แต่หมายถึงการสามารถทำงานร่วมกับ Buyer ได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และโปร่งใส
Buyer ในปัจจุบันต้องการ
Supplier ที่ยังใช้กระดาษและอีเมลแบบเดิมจึงเสียเปรียบโดยอัตโนมัติ
โครงสร้างการทำงานของ Supplier ในโลกไร้กระดาษด้วย zDOX
zDOX ไม่ได้แค่แปลงเอกสารจากกระดาษเป็นไฟล์ แต่เป็น แพลตฟอร์มที่เชื่อมโยง Supplier กับ Buyer และทุกขั้นตอนของธุรกิจ
ลองมาดูว่า Supplier จะทำงานอย่างไร เมื่อใช้ zDOX เป็นศูนย์กลาง
ขั้นตอนที่ 1 รับเอกสารจาก Buyer อย่างเป็นระบบ
เมื่อ Buyer ต้องการส่ง
เอกสารเหล่านี้จะถูกส่งเข้าสู่ zDOX ของ Supplier โดยอัตโนมัติ
แทนที่จะเป็น
“แนบไฟล์มาทางอีเมล…”
“ส่งซ้ำหน่อย ไฟล์หาย…”
ทุกไฟล์จะถูกจัดเก็บอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมข้อมูลว่า:
Supplier ไม่ต้องค้นหาเมลย้อนหลังอีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 2 จัดการเอกสารทั้งหมดจากแดชบอร์ดเดียว
ใน zDOX Supplier จะเห็นเอกสารทั้งหมดของตนเองในรูปแบบ Dashboard เช่น:
ทุกไฟล์ถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ เช่น
Supplier ไม่ต้องสร้างโฟลเดอร์เอง ไม่ต้องตั้งชื่อไฟล์ยาว ๆ อีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบและอนุมัติเอกสารแบบดิจิทัล
เมื่อ Supplier เปิดเอกสารใน zDOX
ทุกการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกเป็นประวัติ ไม่มีใครสามารถแก้ไขไฟล์ลับหลังได้ สิ่งนี้ช่วยให้
ขั้นตอนที่ 4 เซ็นเอกสารออนไลน์อย่างถูกต้องตามกฎหมาย
หนึ่งในปัญหาใหญ่ของ Supplier คือ การรอเอกสารที่ต้องพิมพ์ เซ็น และส่งกลับ zDOX แก้ปัญหานี้ด้วย Digital Signature
Supplier สามารถ
ลายเซ็นมีการยืนยันตัวตน มีบันทึกวันเวลา และมีความถูกต้องทางกฎหมาย ทุกฝ่ายจะได้รับเอกสารเวอร์ชันเดียวกันทันที
ขั้นตอนที่ 5 ระบบควบคุมเวอร์ชัน (Version Control)
ในระบบแบบเดิม Supplier มักเจอปัญหา
zDOX แก้ปัญหานี้ด้วย Version Control อัตโนมัติ ทุกเอกสารมีเพียง “เวอร์ชันล่าสุด” ที่ใช้งานได้ หากต้องการย้อนกลับ ก็สามารถดูประวัติได้
ขั้นตอนที่ 6 การติดตามสถานะงานแบบเรียลไทม์
Supplier สามารถดูได้ว่า
ไม่ต้องโทร
ไม่ต้องส่งอีเมลถาม
ไม่ต้องคาดเดา
ขั้นตอนที่ 7 จัดเก็บเอกสารระยะยาวอย่างปลอดภัย
zDOX ทำหน้าที่เป็น Digital Vault เอกสารทุกฉบับถูกเก็บอย่างปลอดภัย ค้นหาได้แม้ผ่านไปหลายปี
Supplier สามารถใช้เป็น
เปรียบเทียบชีวิต Supplier ก่อนและ หลังใช้ zDOX
ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ Supplier ได้รับ
Supplier ที่ใช้ zDOX จะได้มากกว่าแค่ “ความสะดวก”
เอกสารเสร็จเร็ว = เงินเข้าเร็ว
Buyer มองเห็นความเป็นมืออาชีพ
Supplier ที่ใช้ระบบดิจิทัล จะถูกเลือกก่อน
ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ Supplier ได้รับ
Supplier ในยุคใหม่ไม่ได้แข่งขันกันแค่ “ราคา” แต่แข่งขันกันที่ ความเร็ว ความแม่นยำ และความน่าเชื่อถือ
zDOX คือ เครื่องมือที่ช่วยให้ Supplier
ก้าวสู่มาตรฐานองค์กรระดับสากล
ในยุคที่ข้อมูลมีความสำคัญมากต่อการดำเนินธุรกิจ ความมั่นคงของข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่ไม่สามารถมองข้ามได้ โดยเฉพาะกับข้อมูลที่เป็นข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลส่วนบุคคล มาตรฐาน ISO/IEC 27001 ก่อตั้งขึ้นเพื่อช่วยให้ธุรกิจทั้งเล็กและใหญ่สามารถจัดการกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้เราจะเจาะลึกถึง ISO/IEC 27001 พร้อมอธิบายเกี่ยวกับโครงสร้าง ข้อกำหนด และวิธีการนำไปใช้ในองค์กรISO/IEC…
เมื่อกระดาษไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป... ในอดีต แผนกทรัพยากรบุคคล (HR) มักจะถูกมองว่าเป็นหน่วยงานที่มี “ภูเขาเอกสาร” ทั้งแฟ้มสมัครงาน สัญญาจ้าง ใบลางาน ใบประเมินผลงาน ไปจนถึงแบบฟอร์มสวัสดิการต่าง ๆ เอกสารเหล่านี้มีความสำคัญแต่จัดเก็บยาก ใช้เวลาค้นหา…
ISO คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร ISO (International Organization for Standardization) คือองค์กรระหว่างประเทศที่กำหนดมาตรฐานกลาง (International Standards) เพื่อใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาคุณภาพ ความปลอดภัย…
ในปัจจุบัน การบริหารจัดการเอกสารและกระบวนการอนุมัติเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของความมืออาชีพและความโปร่งใสในองค์กร การใช้ระบบเซ็นเอกสารดิจิทัลไม่เพียงแต่ช่วยปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานให้ทันสมัยเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างความเชื่อมั่น รวมถึงความปลอดภัยของข้อมูล ทั้งในองค์กรและกับพันธมิตรร่วมธุรกิจ บทความนี้ จะชี้ให้เห็นว่าการฟื้นฟูกระบวนการทำงานด้วยการใช้แอปพลิเคชันเซ็นเอกสารภายนอกองค์กร ช่วยพัฒนามาตรฐานความเป็นมืออาชีพ เพิ่มความโปร่งใส ลดความผิดพลาด…
ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตและการทำงาน ระบบเซ็นเอกสารดิจิทัลกลายเป็นเครื่องมือหลักที่องค์กรระดับมืออาชีพใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ กระบวนการทำงานรวดเร็วและปลอดภัยขึ้นอย่างเห็นได้ชัด 1. การเร่งรัดกระบวนการและลดเวลา การใช้ระบบเซ็นดิจิทัลช่วยลดขั้นตอนที่ซับซ้อน เมื่อเปรียบเทียบกับการใช้เอกสารกระดาษและการเซ็นด้วยลายมือ ซึ่งมักต้องใช้เวลานานจากการพิมพ์ ส่งต่อ จนถึงการเก็บรักษา ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์…
This website uses cookies.