อะไรคือเหตุผลที่พวกคุณยังคงใช้กระดาษภายในองค์กร ??

แม้การทํางานแบบไม่ใช้กระดาษจะมีข้อได้ดีด้านการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน และความปลอดภัยที่ชัดเจน แต่การนํามาใช้จริงก็ยังไม่แพร่หลายเท่าที่ควร

คุณคิดว่าเหตุผลอันดับหนึ่งที่องค์กรไม่เปลี่ยนเป็นองค์กรไร้กระดาษคืออะไร ?

47% ของพนักงานที่ได้รับการสำรวจกล่าวว่าเหตุผลอันดับต้น ๆ ของการไม่เลิกใช้กระดาษคือไม่มีคำสั่งให้ทำจากผู้บริหาร โดยพื้นฐานแล้วพนักงานส่วนใหญ่พร้อมและเต็มใจที่จะไม่ใช้กระดาษ

มนุษย์ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง เจ้าของธรุกิจขนาดเล็กหลายคนมีทัศนคติว่า “ธุรกิจดําเนินได้ด้วยดีอยู่แล้วยังไม่เห็นเหตผลที่ต้องเปลี่ยน” รวมถึงธุรกิจดั้งเดิม เช่น อุตสาหกรรมกฎหมาย มีวิธีการดําเนินธุรกิจสืบทอดกันมายาวนานซึ่งยากที่จะเปลี่ยนแปลงหรือธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่กี่คนอาจหรือไม่มีเวลาหรือไม่มีเงินทุนซื้อซอฟต์แวร์แปลงเอกสารและฝึกอบรมพนักงาน เป็นต้น

ธุรกิจที่มีผลประกอบการที่ดีมักจะใช้เวลาและทรัพยากรส่วนใหญ่ทุ่มไปยังส่วนงานที่สร้างยอดขายมากที่สุด ทําให้ลืมไปว่าการที่มียอดขาย 100 บาท ไม่ได้ทําให้เกิดกําไร 100 บาท แต่การลดค่าใช้จ่าย 100 บาทหมายถึงกําไรที่เพิ่มขึ้นได้ 100 บาท

ภาพแสดงข้อมูลปริมาณใช้กระดาษในการทำงานของแต่ละหน่วยงาน

มีหน่วยงานที่สำคัญมากมายในองค์กร ยกตัวอย่างข้อมูลข้างต้นอย่างที่คุณเห็นแผนกทรัพยากรบุคคลมีปริมาณการใช้กระดาษเป็นอันดับสามในรายการ เนื่องจากแผนกทรัพยากรบุคคลจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจํานวนมาก เช่น ข้อมูลการดูแลสุขภาพของพนักงานข้อมูลการรับสมัครงานรวมถึงทะเบียนข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน ซึ่งพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจํานวนมากจึงกังวลเกี่ยวกับการรักษาข้อมูลนั้นให้ปลอดภัย

ขอบคุณที่มา : https://www.gonitro.com/blog/2015/09/why-paper-documents-are-a-security-risk-in-the-workplace/